Der perfekte Content Workflow – Content Planung und Erstellung für Instagram & co.

Lisa Doyen — Tue, 30 Mar 2021 16:04:37 +0000

Fühlst du dich auch manchmal von der Contenterstellung überfordert und suchst nach dem richtigen Workflow für deine Content Planung für Instagram & Co.? Dann ist dieser Blogartikel genau das richtige für dich, denn ich erkläre dir, wie ich meinen Content mit Leichtigkeit und Struktur plane und so Zeit und Nerven spare.

Du lernst in diesem Artikel alle meine Tools und Hacks kennen und ich verrate dir, wie auch du deinen Content schnell und produktiv planen kannst.

Außerdem zeige ich dir, wie mein Content-System in Notion aufgebaut ist. Es ist mittlerweile wesentlicher Bestandteil meines Content Workflows und ich kann es mir nicht mehr wegdenken. Ohne kann und möchte ich ehrlich gesagt gar keinen Content mehr planen. 😉

Der Inhalt als Podcastfolge: Höre dir meinen Content Workflow als Podcastepisode an.

Content Planung oder Content Workflow - was heißt das eigentlich?

Für mich ist der Content Workflow das System oder die Methode, die mir die Struktur gibt, innerhalb der ich kreativ sein kann und innerhalb der auch meine Content Creation stattfindet.

Früher habe ich meine Content Planung immer sehr spontan gemacht. Ich brauchte nie eine Struktur und hatte das Glück, dass ich mir so ziemlich alles merken konnte. Ich hatte meinen Content Plan in meinem Kopf und wusste genau, was wann online gehen soll.

Doch dann wurde ich schwanger! Und die Mamas unter euch wissen vielleicht, dass man mit der Schwangerschaft auch eine Menge Gehirnzellen zurücklässt, zumindest was das Gedächtnis und das Erinnerungsvermögen betrifft.

Das wird in der Stillzeit auch nicht wirklich besser und ich glaube, dass es auch nie wieder ganz so wird, wie vor der Schwangerschaft.

Es musste also ein System her!

Bevor du mit der Planung beginnst musst du dir deine Materialien zusammensuchen:

Wo sind meine Stichpunkte, die ich mir für die nächste Posting Idee notiert habe?
Wo habe ich die Grafiken hinterlegt?
Hatte ich die Grafik überhaupt schon erstellt?
In welchem Ordner ist meine Hashtagsammlung für Thema XY gespeichert?

Kommen dir diese Fragen bekannt vor? Sich ständig aufs Neue mit der Suche der Materialien zu beschäftigen das kostet eine Menge Zeit! Und wenn ich eines nicht habe, dann ist es genau das!

Ich brauchte ein System was mich bei dem Thema Content Creation und Content Planung langfristig unterstützt. Damit ich genau die Lücken im Alltag, die ich hier und da habe, wirklich effektiv füllen und nutzen kann. Das kann ich nicht, wenn ich in den 15 Minuten, die ich Zeit habe, erst anfange mir meine Aufgaben und meine „Posting-Schnipsel“ zusammen zu suchen.

Vom kreativen Chaoten zum Struktur- und Planungsjunkie (zumindest bei der Content Planung)

Und weißt du, was dann passiert ist? Ich habe mich richtig in das Thema Planung verliebt! Ich bin nun ein richtiger Planungsjunkie geworden! Nicht, weil ich es liebe, alles bis ins Kleinste durchzuplanen, sondern weil ich es liebe Strukturen zu erstellen. Strukturen, die wirklich helfen! Und so ist nach und nach mein eigenes Content-System entstanden.

Während der Schwangerschaft und während der Stillzeit und meines Mutterschutzes habe ich mir dieses System in einem Tool aufgebaut. Und dieses Tool heißt „Notion“. Notion kannst du dir vorstellen, wie eine Mischung aus Trello und Evernote – nur noch viel umfangreicher! Wenn du anfängst mit Notion zu arbeiten und es zum ersten Mal öffnest, dann hast du zunächst eine leere Seite vor dir. Und die Herausforderung besteht jetzt darin, aus einem leeren Dokument eine Struktur zu erstellen, mit der man wirklich langfristig arbeiten kann.

Nach mehreren Wochen tüfteln hatte ich es endlich raus, wie ich am besten darin arbeiten kann und wie es mir bei meinem Content Workflow dient. Und dann ist der Groschen gefallen: So ein System braucht eigentlich jede*r, die oder der regelmäßig Content erstellt. Es muss nicht perfekt sein – aber es muss dir dienen.

Meine komplette Content Planung in 4 einfachen Schritten

Mit welchen 4 Schritten ich meine komplette Content Planung zeitsparend und effektiv angehe, zeige ich dir hier:

1. Schritt: Content Planung

Planung in Notion oder einem anderen Tool deiner Wahl. Das bedeutet: Inhalt skizzieren, Stichpunkte notieren, Ziel des Postings überlegen, Überprüfung, ob der Inhalt zur Strategie passt! Lege hier auch gleich das Content Format fest. Überlege dir: Welches Format eignet sich am besten, um deinen Inhalt rüberzubringen? Passt ein Foto, eine Einzel-Grafik, ein Karussell-Grafik, ein IGTV, ein Live, eine Story oder vielleicht ein Reel am besten? Vielleicht eignen sich auch mehrere Formate, so kannst du gleich mehrere Content Pices aus einer einzigen Idee erstellen und aufteilen.

2. Schritt: Grafik-Gestaltung oder Fotobearbeitung

Für die Grafik-Gestaltung nutze ich Canva. Überlege dir: Wie lässt sich der Post am besten darstellen, sodass er am besten seine Botschaft rüberbringt? Auch wenn es um einen Foto-Post geht, kannst du zuerst schauen, ob das Foto die Botschaft rüberbringt und das Foto gegebenenfalls in Lightroom oder einem anderen Programm bearbeiten, sodass es optimal zur Farbwelt und in den Feed passt.

3. Schritt: Posting vorbereiten

Zusammentragen der einzelnen Postingelemente in meinem Content-System. Dazu gehört das Hinzufügen der Grafiken, die Formulierung der Caption und das Auswählen passender Hashtags, sodass der Post perfekt vorbereitet an einem Ort hinterlegt ist.

4. Schritt: Veröffentlichung des Postings

Ich nutze dafür das Facebook Creator Studio und bin damit sehr zufrieden. Mittlerweile schafft das Creator Studio auch die Absätze beim Instagram Post. 😉 Vorteil: Ich kann komplett am PC arbeiten und muss nicht den Umweg über das Smartphone gehen

Dieser Workflow hat sich bei mir in den letzten Monat total etabliert und ich spare eine Menge an Zeit! Zum Vergleich: Früher habe ich locker mal einen halben Tag damit verbracht einen einzigen Post zu Planen, zu gestalten und zu veröffentlichen. Heute schaffe ich dank meines neuen Systems mehrere Postings die Woche zu veröffentlichen, obwohl ich manchmal nur ein oder zwei Stunden am Tag Zeit habe zu arbeiten (und diese Zeit zum Großteil auch für meine Kunden nutze).

Und wie diese 4 Schritte im Einzelnen aussehen, verrate ich dir jetzt:

So unterstützt dich ein Content-System in deinem Content Workflow und bei deiner Content Planung

Mein Content-System habe ich mir in Notion gebaut. Schau dir das Programm gern mal an, stöbere ein bisschen herum und überlege dir, ob es etwas für dich sein könnte.

Du kannst mit so einem System sowohl alleine als auch im Team arbeiten. Denn es ermöglicht dir, alles rund um deinen Content und deine Planung an einem Ort abzulegen. Und das Beste daran ist: Das Tool ist online und du kannst somit jederzeit und von überall aus darauf zugreifen. Du kannst dir die App auf dein Smartphone laden und somit spontan von unterwegs aus damit arbeiten (oder dir abends auf dem Sofa noch schnell eine Idee notieren) oder du nutzt es ganz einfach bequem am PC oder Laptop aus.

Selbst wenn dir mal eine Flasche Wasser über den Laptop kippen sollte (ich möchte hier nicht sagen, dass mir das eventuell schon passiert wäre.. 😉 ) – dann hast du trotzdem deine ganze Planung nicht auf deinem kaputten Laptop, sondern in Notion gesichert und du kannst von anderen Geräten auf all deine Daten zugreifen!

So kannst du dort nicht nur deine Strategie und all deine Inhalte hinterlegen, du erzeugst auch gleichzeitig ein Content Archiv. Beispielsweise kannst du ganz einfach nach Schlagworten suchen. Du kannst also immer wieder schnell auf alten Content zugreifen und diesen recyclen (ohne immer wieder mühselig deinen ganzen Instagram Account durchsuchen zu müssen).

Du siehst – es hat also unfassbar viele Vorteile mit so einem System zu arbeiten! Hier habe ich dir die wichtigsten 4 einmal kurz zusammengefasst:

Vorteil 1: Redaktionsplanung - von der Idee bis zum fertigen Post

Mit so einem System kannst du deine komplette Redaktionsplanung machen – von der Idee bis zum fertigen Post! Alle Schritte kannst du dort bearbeiten und den kompletten Post perfekt „postbereit“ planen. Es hat natürlich keine Schnittstelle zu Instagram & co., aber es geht auch nicht darum, dass das Tool dir bei der Veröffentlichung von Postings helfen soll, sondern bei dem kompletten Planungs- und Konzeptionsprozess.

Zusätzlich hast du natürlich den Vorteil, dass du dort alles hinterlegen kannst, was irgendwie zu deinem Content dazu gehört. So hast du also immer alle Posts – übersichtlich nach Kategorien sortiert – auf einen Blick sichtbar.

Vorteil 2: Strategie - Du hast sie stetig im Blick und erstellst danach deine Content Planung

Vielleicht kennst du das auch? Du hast dir eine Instagram oder eine Content Strategie erarbeitet? Vielleicht sogar zusammen mit einer professionellen Content- oder Social Media- Strategin? Oftmals passiert es dann, dass diese Strategie einfach in einem Worddokument gespeichert wird. Oder in einem Notizbuch. Tja – und da liegt sie dann! Und wird fast vergessen… Und so kommt es, dass deine Postings, die du erstellst, gar nicht mehr unbedingt mit deiner Strategie zusammenhängen!

Und genau da hilft dir ein Content-System, denn du kannst dort deine Strategie hinterlegen und jeden Post mit deinen Themen verknüpfen – und zwar mit nur einem Klick! Und das macht einfach so viel mit dir selbst und auch mit deinem Fokus. Denn du weißt genau, Post A gehört zu Thema A und Post B zu Kategorie XY deiner Strategie. So kannst du auf einen Blick sehen (und dich immer wieder daran erinnern), ob du auch wirklich Content erstellst, der zu deiner Strategie passt, die du dir mal mühsam erarbeitet hast.

Vorteil 3: Branding - Hinterlege deine Brand Assets und Story Templates

Du kannst in deinem Content-System auch ganz einfach deine Brand Assets oder deine Templates hinterlegen, zum Beispiel bestimmte Formen, die du immer wieder nutzt. Oder die Farb-Codes deiner Brand, wenn du im Team arbeitest! Oder du speicherst deine Story Templates und Story Sticker ab, die du dir für deine Marke erstellt hast. Bestimmt hast du den Fall schon mal gehabt, dass du dir eine schöne Storyvorlage erstellt hast, sie unterwegs in deiner Story nutzen wolltest und sie im Fotoordner einfach nicht wieder gefunden hast. Kein Wunder, bei der Masse an Fotos, die wir heute tagtäglich machen…

Vorteil 4: Sammlung an einem Ort - Speichere Screenshots von Feedback Messages für Testimonials

Super praktisch ist es, Feedbacks und Rückmeldungen von Kunden in Form von Screenshots oder Nachrichten zu speichern und in meinem Content-System zu hinterlegen. Mir hilft das ungemein in meinem Content Workflow, wenn ich ein Testimonial veröffentlichen möchte oder eine Salespage erstelle und dafür Kundenstimmen benötige. So kann ich immer schnell darauf zugreifen und es geht nichts verloren.

Ein echter Gamechanger für meine Content Planung

Für mich war dies ein echter Gamechanger! An diesem Ort kommen all meine Ideen zusammen! Vom Brainstorming über konkrete Ideen, bis zu meinen Postingtexten entsteht hier alles. Hier liegt meine Strategie und anhand dieser Strategie erarbeite ich meinen Redaktionsplan. Was geht wann online? Und was muss auf welcher Plattform passieren? Für mich der Ort der MAGIE!

Was passiert jetzt nach der Content Planung? Grafikdesign mit Canva!

Erst nach der Content Planung und – ganz wichtig – Content Erstellung geht es weiter zu der gestalterischen Aufbereitung des Postings. Jetzt kommt das Design! Etwas, das ich ebenfalls sehr mag. Früher habe ich dafür Photoshop, InDesign oder andere teure Design Programme genutzt. Ich hatte diese Programme und hatte den Anspruch an mich selbst, damit auch meine Grafiken zu designen. Das kann ich und das funktioniert auch gut. Ist allerdings recht zeitaufwändig! Deshalb nutze ich nun schon seit einer ganzen Weile das Grafikprogramm Canva! Und mittlerweile liebe ich es!

Für mich war Canva eine riesengroße Zeitersparnis! Und du weißt mittlerweile ja, wie wichtig es mir ist Zeit in meinem doch sehr vollen Alltag zu sparen. 😉 Canva ist super intuitiv zu bedienen und bietet tolle Möglichkeiten! Dort kannst du dir zum Beispiel ganz einfach Vorlagen, passend zu deinem Brand-Design, erstellen und immer wieder nutzen. Diese Vorlagen passt du dann natürlich immer wieder an, doch du fängst nicht jedes mal wieder von Null an. Auch deine Farbcodes, Schriften, Logos und andere Elemente kannst du dort hinterlegen und immer wieder schnell drauf zugreifen! Auch hier der Vorteil: Canva ist ebenfalls onlinebasiert und du kannst von überall drauf zugreifen – unabhängig von Geräten. Übrigens kannst du auch hier die App auf dem Smartphone nutzen, wenn es mal schnell gehen soll. Ich arbeite jedoch am liebsten mit Canva am PC.

Content first! Warum du erst den Content und dann die Grafik erstellen solltest

Ich weiß, dass es ganz viele von euch anders machen. Doch mir ist es nochmal ganz wichtig zu sagen: Erstelle erst deinen Content – also deinen Inhalt – und dann deine Grafik!

Auch wenn du vielleicht sagst „Ich bin ein visueller Typ, ich muss mit der grafischen Gestaltung beginnen“ – gebe ich dir den Tipp: Tu es bitte nicht! Nicht, wenn du schnell und produktiv arbeiten möchtest. Auch ich habe früher immer erst Photoshop oder Indesign geöffnet und mir überlegt, worauf ich gerade Lust habe. Und was ich gerade in einem schönen Design umsetzen kann. Aber zeitsparend ist dies nicht! Denn wenn wir mit dem Design beginnen, kann es leicht passieren, dass wir uns verzetteln.

Daher ist meine Empfehlung an dich:

Starte mit dem Konzept für einen Post! Starte mit dem Inhalt. Content first! Denn das Design ist nur die Verpackung des Inhalts. Das Design unterstützt deine Botschaft. Wir müssen unsere Postings nicht künstlerisch ausperfektionieren oder so ausgestalten, dass wir vor lauter Kunst den Inhalt nicht mehr sehen. Genau umgekehrt! Design ist Kommunikation. Das Design kommuniziert deinen Inhalt. Dazu habe ich schon mal eine Podcast-Folge aufgenommen – höre sie dir gerne hier an!

Die 4 Schritte für deine Content Planung

Hier noch einmal kurz für dich der Überblick über meinen Content Workflow:

1. Schritt: Content Planung in Notion

2. Schritt: Grafik-Gestaltung oder Fotobearbeitung mit Canva

3. Schritt: Posting vorbereiten in Notion

4. Schritt: Veröffentlichung des Postings mit dem Facebook Creator Studio

Mit diesem Workflow spare ich unglaublich viel Zeit!

Daher rate ich dir von ganzem Herzen nach einem guten System zu forschen und zu schauen, was am besten zu dir passt und womit du schnell und effektiv arbeiten kannst! So wirst auch du deine Content Planung in nur wenigen Stunden schaffen!

Wie planst du deinen Content?

Erzähl mir gerne hier oder auch auf Instagram davon – ich freue mich sehr von dir zu lesen!

Deine Jessica

Content Workflow: Learnings aus diesem Blogbeitrag

In diesem Blogartikel lernst du:

…wie du deinen Content mit Leichtigkeit planen und erstellen kannst
…welche Tools dir dabei helfen können
…welcher Workflow dir eine Menge Zeit spart

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Lisa Doyen, Autor bei mindandstories

Der perfekte Content Workflow – Content Planung und Erstellung für Instagram & co.​